同窓会の招待を受け取り、懐かしい気持ちになりますが、参加できない場合もありますね。
では、どのように返信ハガキを書くべきでしょうか？
思い出が少なかったり、参加をためらっている方もいるかもしれません。
この記事では、同窓会の返信ハガキでの欠席理由や近況の報告方法に焦点を当てて解説します。
同窓会への返信ハガキの基本的な記載方法
まずは、同窓会の案内状を欠席で返信する際の基本的な書き方を確認しましょう。
出席の欄に二重線を引く。
欠席の「欠」の前に丸をつける。
名前、住所、電話番号の前の敬称を削除する。 ※「ご芳名」の場合は「ご芳」を削除。
名前、住所、電話番号を記入。
近況を記入する欄があれば、そこに書き込む。
返信ハガキの裏面の宛名欄の「行」を消し、「様」を追加する。
これらのステップを踏みながら、必要な情報を記入します。
同窓会の返信ハガキでの欠席理由の伝え方
ただ欠席を伝えるだけでは形式的過ぎるかもしれません。
だからこそ、どのようなメッセージを添えるかが重要です。
欠席理由を記述する際のポイント
欠席理由を記述する際は、以下のポイントを盛り込むとより心温まるメッセージになります。
・招待に対する感謝の気持ち
・欠席することの伝達
・具体的な欠席理由
・次の機会には参加したい旨
・会の成功を祈る言葉
具体的な欠席理由
欠席理由は人それぞれですが、一般的な理由は以下の通りです。
・仕事が忙しくて休めない （例：海外出張、繁忙期）
・家庭や家族の事情 （例：結婚式、葬儀、病気の世話、子育て）
・参加費用についての懸念 （現在、家計が厳しいため）
仕事や家庭の理由は問題ないですが、参加費については避けた方が無難です。準備に尽力している幹事に対して、不快感を与える可能性があります。
欠席する際は、「参加したいがどうしても避けられない用事があるため」と表現するのが良いでしょう。
欠席のお詫びと理由の文例
以下に、欠席の理由を述べる文例をいくつか示します。これらを参考にして、個々の状況に合わせた文言を作成することをお勧めします。
私用のため
今回の同窓会の案内を頂き、ありがとうございます。 大変申し訳ないのですが、私用で出席できなくなりました。盛況をお祈りしております。
友人の結婚式のため
同窓会へのお誘いを心より感謝申し上げます。 しかし、その日は友人の結婚式があるため、欠席させていただきます。
子供の運動会のため
同窓会へのご連絡、ありがとうございます。 楽しみにしておりましたが、その日は子供の運動会があり、参加できません。心より残念に思っています。みなさまによろしくお伝えください。
出張のため
同窓会の通知を受け取り、ありがとうございます。 残念ながら長期の出張が重なり、参加が叶いません。次回はぜひ参加したいと思います。盛会を祈っております。
転居したため
同窓会のご案内をいただき、感謝しております。 最近、家族の事情で転居し、今回は都合がつかず欠席します。またの機会にはぜひ参加したいです。みなさまにお伝えください。
海外滞在中のため
同窓会の招待に感謝します。 現在海外で生活しており、今回は参加できません。再会を楽しみにしておりましたが、次回の機会にはぜひ参加します。よろしくお願いします。
同窓会の返信ハガキにどのように近況報告を書くか
同窓会の返信ハガキには、近況を記入する場が設けられていることがあります。
近況報告をするべきか？
近況報告を書くかどうか迷われる方もいるでしょう。 実際のところ、記入は任意です。
しかし、同窓会では欠席することになった友人が何をしているか気になるものです。欠席する場合でも、可能な範囲で情報を残しておくと良いでしょう。
どのような内容を記述すれば良いか
近況報告では、以下のような内容が一般的です：
現在の居住地
職業
結婚状況
子供の有無
休日の過ごし方
趣味や最近の出来事
近況報告の文例
こちらに、近況を記述する一般的な例を挙げておきます。
例-1 同窓会へのお誘い、ありがとうございます。
現在は〇〇県で家族と共に生活しており、新しい環境に慣れることに励んでいます。
今回は参加できないのが非常に残念です。先生方にもよろしくお伝えください。
例-2 同窓会のご案内に感謝します。 私事で恐縮ですが、家庭を持ち、忙しい毎日を送っています。子供たちも元気です。
皆さんによろしく伝えてください。
近況を書きたくない場合は？
苦い思い出がある場合、自分の情報を共有したくないと感じることもあるでしょう。
その場合、無理に記入する必要はありません。直接次の機会に会って話すことをお勧めします。
【まとめ】同窓会での近況報告の文例
同窓会は貴重な時間です。
次回参加が難しい場合も、事前に準備された幹事への感謝の気持ちを伝え、次の機会に向けての意欲も示すことが重要です。
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